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Feedbackgespräche

So gelingen MitarbeiterInnen-Gespräche und steigern die Zufriedenheit im Praxisalltag.

24.06.2024 • 0 Kommentare

Immer da, wo Menschen miteinander arbeiten, bedarf es eines regelmäßigen Austausches. So kann die Kommunikationskultur verbessert und Konflikten vorgebeugt werden. Die Absprachen im Team haben sich mittlerweile im Rahmen von festen Teambesprechungen in vielen Praxen etabliert.

Das Format der Feedbackgespräche zwischen MitarbeiterInnen und Führungskraft oder der Praxisleitung stellt eine zusätzliche Komponente dar, um die Motivation aller Beteiligten zu stärken und so langfristig die Zufriedenheit unter den MitarbeiterInnen nachhaltig zu verbessern. Meistens sorgt die Ankündigung eines solchen Gesprächs auf beiden Seiten allerdings eher für Nervosität und Aufregung. Um dem entgegenzuwirken gibt es verschiedene Kriterien, die beachtet werden können.

Allgemeines
Vorab sollte besprochen werden, ob es sich um ein Feedbackgespräch oder ein anlassbezogenes MitarbeiterInnengespräch handelt, z.B. aufgrund vom Ende der Probezeit oder Konflikten im Team. Die Kommunikation sollte wertschätzend und auf Augenhöhe sein. Die MitarbeiterInnen-Gespräche finden regelmäßig, idealerweise mindestens einmal jährlich, statt. Insgesamt kann durch Feedback-Gespräche aufkeimenden Konflikte früh entgegengewirkt werden; sie sollten zum festen Bestandteil der Teamführung gehören.

Vorbereitung und Durchführung
Grundsätzlich ist auf eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu achten, und auf Zeitdruck sollte verzichtet werden, wobei ein zeitlicher Rahmen jedoch insgesamt natürlich ratsam ist. Ein geschütztes Setting unter vier Augen, und eine inhaltliche Vorbereitung auf beiden Seiten dient dem Erfolg des Gespräches. Hilfreiche Fragen könnten unter anderem sein:

• Was gilt es zu besprechen?
• Was ist das Ziel des Gespräches?
• Wie fühle ich mich im Team und im Kontakt mit meiner Führungskraft?

Sowohl für die Führungskraft als auch für den/die Angestellte(n) erfordert das Abhalten solcher Gespräche natürlich ein wenig Übung. Also, seien Sie am Anfang mit sich und auch mit Ihren Angestellten "nicht zu streng". Positives Feedback, aber auch Kritik rückmelden, will schließlich gelernt sein. Insgesamt ist es hilfreich, eine Struktur für das Gespräch festzulegen und auch ein Protokoll zu führen.

Mögliche Methoden und Regeln
Ein Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße, sondern beide Gesprächsparteien dürfen angemessen Feedback geben. Es ist jedoch wichtig vorab zu klären, ob Raum für ein Upward Feedback, also eine Rückmeldung an die Führungskraft, in diesem Rahmen vorgesehen ist, oder ob dafür ein Extratermin vereinbart werden muss.

Eine weitere wichtige Regel lautet: "Verhalten statt Person". Das bedeutet, dass sich Ihre Kritik stets auf das Verhalten und nie auf die Person der MitarbeiterIn beziehen sollte. Dies hat zwei Vorteile: Erstens, die Angestellte zieht Ihre grundsätzliche Wertschätzung nicht in Zweifel. Und zweitens gelingt es so viel leichter das Gespräch auf der Sachebene zu halten.

Eine Möglichkeit innerhalb der Gesprächsführung ist die sogenannte „Sandwich-Methode“, bei der zuerst positive, dann negative und dann wieder positive Kritik geäußert wird. Allerdings erwarten viele Menschen bei anfänglichem Lob anschließend bereits negative Äußerungen, wodurch das positive Feedback kaum noch wahrgenommen wird. Besser ist es also, nach der positiven Rückmeldung am Anfang zu erwähnen, dass später auf diese noch genauer eingegangen wird.

Zum "Mitnehmen"
Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) hat ein frei verfügbares Merkblatt für die Durchführung von Feedback-Gesprächen veröffentlicht, dessen Berücksichtigung zu einem erfolgreichen Gelingen von solchen Gesprächen beitragen kann.

Lena Lorenzen / physio.de

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