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"Gleichviel welcher Form" – die E-Mail als Geschäftsbrief

Rechtliche Klarstellung zu den Pflichtangaben im gewerblichen Schriftverkehr

22.02.2007 • 0 Kommentare

Wir haben es alle eilig. Kaum einer mag mehr die elektronische Post missen, was spart sie nicht an Zeit: Kein Papier beschriften, kein Kuvertieren und Frankieren, der Weg zum Postkasten mit Blick auf den Leerungstermin bleibt aus, kein der zu überwindenden Strecke geschuldetes Warten. Der so Verwöhnte will aber noch mehr an Zeitgewinn, verzichtet mittlerweile im E-Mail-Verkehr gern auf Groß- und Kleinschreibung, unterlässt die Anrede, kürzt ab oder flüchtet in grinsende oder greinende ‚Smileys’ in der Hoffnung, sie sagten mehr als tausend Worte.

Bei aller Dürftigkeit sollten neben dem, was die Nettiquette schon im privaten Schriftverkehr gebietet, im geschäftlichen einige Angaben in der Mail nicht zu kurz kommen. Der Gesetzgeber hat mit einer gesetzlichen Klarstellung dem schon vorher für Geschäftskorrespondenz geltenden Rechnung getragen. Im Zuge des zum 1.1.2007 in Kraft getretenen „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) wurden gleich das Handelsgesetzbuch, das Aktiengesetz sowie das GmbH-Gesetz auf den neuesten Stand gehoben: „gleichviel welcher Form“ lautet die Ergänzung, die die schnöde Mail der übrigen Korrespondenz gleichsetzt, ihr dabei jedoch gleiche Pflichten zuweist. Im geschäftlichen Schriftwechsel gilt es Pflichtangaben auf dem Schriftstück zu hinterlassen, diese Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens. Immer in einer gewerblichen E-Mail angegeben werden müssen der vollständige Firmenname wie im Register eingetragen inklusive Rechtsform; der Unternehmenssitz, Registernummer und –gericht. Bei einer GmbH muss der Geschäftsführer mit Vor- und Zuname genannt werden. Für GmbHs mit Aufsichtsrat und bei Aktiengesellschaften ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Betroffen sind schließlich auch Partnerschaftsgesellschaften, die die Registernummer und Partner angeben müssen.

Diese Regelung gilt im Übrigen nicht für Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind. Gleichwohl sollten diese zumindest ihren vollständigen Namen und Adresse angeben, damit der Geschäftspartner über vollständige Kontaktangaben verfügt. Auch sind nicht alle E-Mails als "Geschäftsbriefe" anzusehen. Eindeutig als Geschäftsbrief gelten Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Kündigungen usw. Beachten Sie bei der Gelegenheit, dass für solcherlei Schrifttum – und damit auch für E-Mails - eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gilt.
Nehmen Sie die Meldung zum Anlass, Ihre E-Mail-Signatur, wie sie die meisten E-Mail-Programme erlauben, zu überprüfen oder gar erst einzurichten. Und machen Sie gleiches Vorgehen auch Ihren Mitarbeiter zur Auflage, damit es beim Streit keinen unnötigen Streit gibt.

-hys
physio.de

Köln-Nord

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